Jeśli planujesz zakup kasy fiskalnej lub już ją masz, jedno z najczęstszych pytań brzmi:
👉 „Czy muszę mieć serwisanta? I co on właściwie robi?”

Odpowiedź brzmi: tak – i to z kilku bardzo konkretnych powodów.

🔹 Co robi serwisant PRZED zakupem kasy?

1. Doradza, jaką kasę wybrać

Nie każda kasa będzie pasować do Twojej działalności. Jeśli masz sklep, restaurację, jeździsz do klientów albo sprzedajesz usługi – potrzeby są inne.
Serwisant zapyta Cię o to, co i jak sprzedajesz, a potem dobierze sprzęt, który naprawdę Ci się przyda (a nie taki, który będzie irytował).

2. Sprawdza, czy kasa będzie działać tam, gdzie chcesz

Kasa online musi mieć dostęp do internetu. Serwisant sprawdzi, czy Twoje miejsce pracy (np. stoisko sezonowe, bus, salon) spełnia wymagania techniczne.

3. Przeprowadza fiskalizację

To bardzo ważne – tylko serwisant z uprawnieniami może „uruchomić” kasę fiskalną na stałe i zgłosić ją do urzędu skarbowego (CRK). Bez tego kasa nie będzie legalna.

4. Pokazuje, jak używać kasy

Nowa kasa? Spokojnie. Serwisant krok po kroku pokaże Ci, jak ją obsługiwać, jak drukować paragony, raporty, zamykać dzień – i nie popełnić przy tym żadnego kosztownego błędu.

❗ Uwaga, jeśli kupujesz kasę przez internet

Warto wiedzieć:
Jeśli zamówisz kasę fiskalną przez internet, serwis przypisany do tej kasy będzie ten, który ją fiskalizuje.
To on zostanie zgłoszony do urzędu skarbowego jako Twój serwisant i tylko on będzie miał prawo:

• przeprowadzać przeglądy techniczne,

• wykonywać naprawy,

• oficjalnie zakończyć pracę kasy (np. przy zamknięciu firmy).

📌 Oznacza to, że jeśli coś się zepsuje, nie możesz po prostu iść do lokalnego serwisu – musisz kontaktować się z tamtym sprzedawcą.
A to bywa problematyczne, jeśli:

• nie odbierają telefonów,

• są daleko,

• działają tylko online.

Dlatego warto rozważyć zakup kasy w miejscu, które nie tylko sprzedaje, ale ma też lokalny, zaufany serwis.

🔹 Co robi serwisant, gdy już używasz kasy?

1. Regularne przeglądy techniczne

Co 2 lata masz obowiązek wykonać przegląd techniczny kasy. Serwisant przypomni Ci o tym i zajmie się wszystkim zgodnie z przepisami.

2. Pomoc w razie awarii

Nie drukuje paragonów? Nie łączy się z internetem? Wyskakuje błąd?
To właśnie moment, kiedy serwisant wchodzi do gry i szybko naprawia problem.

3. Aktualizacje oprogramowania

Zmieniają się przepisy? Dochodzą nowe funkcje? Kasa wymaga aktualizacji?
Serwisant zadba o to, żeby Twoje urządzenie było zawsze zgodne z prawem.

4. Przeniesienie kasy lub jej wyrejestrowanie

Zmieniasz lokal, zamykasz firmę albo sprzedajesz kasę? Serwisant zgłasza zmiany do CRK i wykonuje końcowe odczyty, których wymaga urząd skarbowy.

5. Pomoc w czasie kontroli

Jeśli przyjdzie kontrola skarbowa i poprosi o konkretne raporty – serwisant pomoże Ci je przygotować, żeby wszystko przebiegło bez stresu.

✅ Podsumowanie – po co Ci serwisant?

• Bo kasa fiskalna to urządzenie pod kontrolą urzędu skarbowego.

• Bo są rzeczy, które może zrobić tylko serwisant (np. fiskalizacja, przegląd).

• Bo błędy przy obsłudze kasy mogą Cię drogo kosztować.

• Bo gdy kupisz kasę online, serwis przypisuje się „z automatu” – i nie zawsze masz na to wpływ.

Dobry serwisant to nie koszt. To spokój.
Jeśli masz pytania – zapytaj nas. Odpowiemy szczerze i prosto.

💻 Co się dzieje, gdy kupujesz kasę fiskalną przez internet?

Kiedy zamawiasz kasę fiskalną online, nie dostajesz po prostu urządzenia "jak laptopa" czy "drukarki".
Kasa fiskalna to urządzenie rejestrowane w urzędzie skarbowym, a z nią automatycznie przypisywany jest serwis – tzw. uprawniony serwis fiskalny, który:

• fiskalizuje kasę (czyli ją aktywuje i zgłasza do Centralnego Repozytorium Kas),

• jest wpisywany w dokumenty zgłoszeniowe do urzędu skarbowego,

• staje się Twoim oficjalnym opiekunem serwisowym.

Ten serwis może być np. 300 km od Ciebie – jeśli właśnie tam mieści się siedziba sklepu internetowego, w którym zrobiłeś zakupy.

🧰 Czy mogę iść z kasą do lokalnego informatyka albo innego serwisanta?

Nie. I to bardzo ważne.

Zgodnie z przepisami:

• Tylko serwis, który został zgłoszony do CRK (Centralnego Repozytorium Kas) jako opiekun Twojej kasy, może ją legalnie serwisować.

• Tylko on może wykonać przegląd techniczny, aktualizację, zakończenie pracy kasy czy inne działania wymagające autoryzacji.

Informatyk, który nie ma uprawnień serwisowych lub nie jest przypisany do Twojej kasy, nie może jej nawet otworzyć ani naprawić.

⚠️ Co może pójść nie tak?

Jeśli Twój przypisany serwis:

• nie odbiera telefonów,

• zniknie z rynku,

• działa tylko wysyłkowo,

• każe Ci odesłać kasę na przegląd albo naprawę...

...to masz problem. A każdy dzień bez sprawnej kasy to ryzyko mandatu i utraty przychodów.

✅ Co warto zrobić zamiast tego?

• Kup kasę od lokalnego sprzedawcy, który:

  • ma własny serwis z uprawnieniami,

  • jest blisko Ciebie i możesz do niego przyjechać,

  • doradzi Ci, przeszkoli i pomoże w razie kontroli.

📌 Podsumowanie:

Świetne pytanie – i bardzo ważne, bo zakup kasy fiskalnej to nie tylko koszt, ale też obowiązki (serwis, raporty, fiskalizacja itd.). Jeśli nie chcesz kupować kasy fiskalnej, musisz sprawdzić, czy możesz legalnie jej uniknąć.

Oto praktyczny przewodnik, który pomoże Ci zrozumieć, kiedy kasa jest obowiązkowa, a kiedy nie.

🔍 Kiedy NIE musisz mieć kasy fiskalnej?

✅ 1. Twój obrót na rzecz osób fizycznych nie przekracza 20 000 zł rocznie

To najczęstsza ulga podmiotowa.
Jeśli:

• sprzedajesz towary lub usługi osobom prywatnym (nie firmom),

• nie przekroczysz 20 000 zł brutto obrotu w ciągu roku (liczonego od momentu pierwszej sprzedaży),

to nie musisz mieć kasy fiskalnej.

🔹 Jeśli zaczynasz działalność np. w lipcu, to próg jest proporcjonalny: 20 000 zł ÷ 12 × liczba miesięcy (czyli dla lipca–grudnia: 10 000 zł).

✅ 2. Sprzedajesz wyłącznie firmom (B2B)

Jeśli nie masz w ogóle sprzedaży na rzecz osób fizycznych (czyli wystawiasz tylko faktury dla firm), nie musisz mieć kasy.

Ale UWAGA:
Wystarczy jedna sprzedaż dla osoby prywatnej, by stracić to zwolnienie i uruchomić licznik 20 000 zł!

✅ 3. Twoja działalność mieści się w katalogu zwolnień przedmiotowych

Są konkretne usługi i towary, które mogą być zwolnione z kasy – np.:

• usługi finansowe i ubezpieczeniowe,

• najem mieszkań prywatnych,

• niektóre usługi edukacyjne,

• sprzedaż przez Internet z płatnością na konto bankowe i wysyłką towaru.

📌 Warunek? Musisz:

• otrzymać całą płatność na konto (żadnej gotówki!),

• zidentyfikować kupującego (np. nazwisko z przelewu),

• zachować dowód zapłaty.

To tzw. „zwolnienie internetowe” – bardzo popularne, ale trzeba stosować je ściśle zgodnie z przepisami.

❌ Kiedy NIE unikniesz kasy fiskalnej?

Są branże, które zawsze mają obowiązek stosowania kasy, nawet przy niskich obrotach. Przykłady:

• mechanika pojazdowa i wulkanizacja,

• fryzjerstwo, kosmetyka, tatuaże,

• prywatne usługi medyczne i dentystyczne,

• gastronomia (nawet sezonowa),

• sprzedaż części samochodowych,

• przewóz osób (np. taksówka),

• doradztwo podatkowe i prawnicze.

📌 W tych przypadkach kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży. Zwolnienie do 20 000 zł nie działa.

🎯 Co zrobić, by legalnie uniknąć kasy?

1. Zastanów się, komu sprzedajesz – firmom czy osobom fizycznym?

2. Policz, ile wynosi Twój roczny obrót na rzecz osób fizycznych.

3. Sprawdź, czy Twoja działalność nie znajduje się na liście "obowiązkowych kas".

4. Zadbaj o to, by przy sprzedaży przez internet spełnić warunki zwolnienia (płatność na konto, identyfikacja klienta, wysyłka towaru).

5. Prowadź uproszczoną ewidencję sprzedaży (np. zeszyt lub Excel) – to wystarczy, jeśli nie masz kasy.

📝 Chcesz mieć pewność?

Jeśli nie jesteś pewien, czy możesz korzystać ze zwolnienia, warto:

• zapytać swojego księgowego,

• zadzwonić do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS),

• albo... napisać do nas – pomożemy sprawdzić.

✅ Kto może używać wirtualnej kasy fiskalnej w Polsce?

Zgodnie z rozporządzeniem, wirtualne kasy fiskalne (działające na smartfonie, tablecie lub komputerze) mogą być używane tylko w wybranych branżach:

1. Gastronomia

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gastronomiczną mogą korzystać z wirtualnych kas fiskalnych w zakresie:

• PKWiU 56.10 – Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne
• PKWiU 56.21 – Przygotowywanie i podawanie napojów
• PKWiU 56.29 – Pozostałe usługi gastronomiczne (np. food trucki, catering)
• PKWiU 56.30 – Usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (np. stołówki, kantyny)

2. Zakwaterowanie

Wirtualne kasy fiskalne mogą być również stosowane w branży hotelarskiej i noclegowej:

• PKWiU 55.10 – Usługi hotelowe i podobne
• PKWiU 55.20 – Usługi związane z krótkoterminowym zakwaterowaniem
• PKWiU 55.30 – Usługi pola namiotowego i kempingowego
• PKWiU 55.90 – Pozostałe usługi zakwaterowania

3. Transport pasażerski

Wirtualna kasa fiskalna w transporcie? Jak najbardziej – oto odpowiednie kody:

• PKWiU 49.10 – Transport kolejowy pasażerski
• PKWiU 49.31.10.0 – Transport lądowy pasażerski miejski i podmiejski
• PKWiU 49.31.21.0 – Usługi przewozu taksówkami
• PKWiU 49.32.12.0 – Przewóz okazjonalny osób samochodami osobowymi
• PKWiU 49.39.11.0 – Transport lądowy pozostały pasażerski
• PKWiU 49.39.20.0 – Usługi wynajmu autokarów z kierowcą
• PKWiU 49.39.35.0 – Transport pasażerski na zlecenie
• PKWiU 49.42.11.0 – Usługi kolejowego transportu pasażerskiego

4. Transport wodny i lotniczy

• PKWiU 50.10.11.0 – Transport morski pasażerski dalekobieżny
• PKWiU 50.10.12.0 – Transport morski pasażerski przybrzeżny
• PKWiU 50.30.11.0 – Transport śródlądowy pasażerski wycieczkowy
• PKWiU 50.30.12.0 – Transport śródlądowy pasażerski regularny
• PKWiU 50.30.13.0 – Transport śródlądowy pasażerski nieregularny
• PKWiU 50.30.19.0 – Inne usługi śródlądowego transportu pasażerskiego
• PKWiU 51.10.11.0 – Transport lotniczy pasażerski regularny
• PKWiU 51.10.12.0 – Transport lotniczy pasażerski nieregularny

5. Ochotnicze Straże Pożarne (OSP)

OSP mogą stosować wirtualne kasy fiskalne w zakresie:

• Dostaw towarów i świadczenia usług realizowanych przez jednostki OSP

6. Koła Gospodyń Wiejskich (KGW)

KGW również zostały objęte możliwością stosowania kas wirtualnych:

• Dostawy towarów i świadczenie usług realizowanych przez Koła Gospodyń Wiejskich

7. Sprzedaż paliw stałych do celów opałowych

Na koniec – wirtualne kasy fiskalne mogą być też stosowane przy:

• Sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych przeznaczonych do celów opałowych